Une gestion imprécise peut générer plusieurs difficultés :
1. Délais de paiement non maîtrisés
Si les factures ne sont pas suivies correctement, certaines peuvent être oubliées ou traitées avec retard, entraînant des tensions sur la trésorerie. Une gestion approximative des paiements fournisseurs peut également générer des pénalités ou des ruptures de stock en cas de retard.
2. Difficulté à relancer les clients
Sans un suivi structuré des échéances, il devient difficile d’identifier les factures à relancer. L’absence de relances automatiques peut allonger le délai moyen de paiement (DMP) et accroître le risque d’impayés.
3. Risques comptables et fiscaux
Une mauvaise gestion des dates de facturation peut fausser les prévisions financières et compliquer les déclarations de TVA. Un retard dans l’enregistrement comptable peut également impacter la clôture des comptes et générer des erreurs de reporting.
Quelle est la meilleure méthode pour suivre les dates de facturation et de paiement ?
1. Automatiser l’enregistrement des factures
Un suivi efficace commence par l’automatisation de l’émission et du stockage des factures.
- Utiliser un logiciel de facturation comme Pennylane, QuickBooks, Sage pour enregistrer automatiquement les factures
- Synchroniser les factures clients et fournisseurs avec la comptabilité
- Dématérialiser les factures pour éviter les erreurs et faciliter l’archivage
Ces outils permettent d’avoir un suivi centralisé et accessible en temps réel.
2. Mettre en place un tableau de bord des échéances
Un tableau de suivi des factures permet d’anticiper les paiements et de relancer rapidement les clients en cas de retard.
- Structurer un tableau de bord avec les dates d’émission, d’échéance et de paiement effectif
- Segmenter les factures par statut : en attente, réglées, en retard
- Configurer des alertes pour anticiper les paiements Ă venir
Des outils comme Power BI, Google Sheets ou Excel peuvent être utilisés pour automatiser cette gestion et obtenir une vision synthétique des flux financiers.
3. Automatiser les relances et rappels de paiement
Pour éviter les retards de paiement, il est recommandé de mettre en place un système de relance automatisé.
- Planifier des rappels avant échéance pour les clients et les équipes internes
- Automatiser l’envoi d’emails ou de SMS pour relancer les paiements en retard
- Intégrer ces relances aux outils de facturation pour suivre l’historique des interactions
Des solutions comme Pennylane, QuickBooks ou Zapier permettent d’automatiser ces actions sans intervention humaine.
4. Intégrer la comptabilité avec les comptes bancaires
L’intégration des flux bancaires avec la comptabilité permet un rapprochement automatique des paiements avec les factures associées.
- Activer le rapprochement bancaire automatique pour identifier les paiements effectués
- Associer les transactions bancaires aux factures pour Ă©viter les Ă©carts comptables
- Obtenir une vision en temps réel de la trésorerie pour améliorer la prise de décision
Cela permet d’éviter les erreurs de saisie et d’accélérer le traitement comptable.
Les bénéfices d’un suivi optimisé des factures et paiements
- Moins d’impayés grâce à un meilleur suivi des échéances
- Gain de temps avec une réduction des tâches administratives manuelles
- Optimisation de la trésorerie avec une anticipation des flux entrants et sortants
- Amélioration de la relation client et fournisseur avec des paiements réalisés dans les délais
Découvrez comment automatiser le suivi des factures et paiements pour simplifier votre gestion financière et éviter les retards.